記者最需要哪些新聞稿素材？附件、圖片規格與圖說完整清單

新聞稿寫完之後，下一個常見問題就是：「到底還要附什麼給記者？」

有些品牌準備了很多資料，卻把所有照片塞進Word；有些只寄一份不能編輯的PDF；也有人附了十幾張圖片，檔名卻全是IMG_001、IMG_002，記者無法快速判斷照片內容。真正實用的新聞稿素材，重點並不是「越多越好」，而是讓媒體能快速確認資訊、複製文字、選擇圖片，必要時也能立刻找到聯絡窗口。

不同媒體需要的素材並不完全相同，可能包含文字、照片、圖片、影音或表格等。早期政府新聞實務教材也指出，不同媒體因特性不同，所需素材會有所差異，而文字、圖片與相關資訊能否清楚呈現，是媒體使用新聞資料的重要基礎。¹

因此，在發新聞稿之前，除了檢查稿件內容，也值得建立一套完整的「媒體素材包」。

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記者收到新聞稿後，最需要哪些素材？先看媒體素材包清單

一份方便媒體使用的新聞稿資料，通常不只有新聞稿正文，而是包含文字、圖片、圖說、聯絡方式與必要的背景資訊。準備時可從「記者拿到之後是否能直接使用」出發，避免附件很多，真正需要的資料卻找不到。

素材	建議準備內容	主要用途
新聞稿正文	可複製、可編輯的完整文字	編輯、節錄新聞內容
新聞圖片	人物、產品、活動、情境照片	新聞主圖與內文配圖
圖片圖說	人物姓名、事件、場景、圖片來源	協助辨識照片內容
品牌簡介	約100～150字品牌背景	補充企業資訊
新聞聯絡人	姓名、電話、Email	查證、補件與採訪
數據與背景資料	調查、報告、產品規格	支撐新聞內容
官網或活動頁	正確網址	延伸查證
影音素材	訪談、活動畫面、B-roll	提供影音媒體使用

新聞稿正文：最好能直接複製與編輯

新聞稿的目的之一，是讓記者可以快速掌握重點並依媒體版型重新編輯，因此正文最好提供可複製的格式。

除了Email內文可以放簡短摘要之外，附件可另外提供DOC或DOCX檔。臺北市政府教育局的新聞處理規範即明定，新聞稿檔案應支援 .doc、.docx 等可文書編輯格式，可看出「方便後續編輯」在新聞資料交換上的重要性。²

圖片、圖說與品牌資料要互相對得起來

圖片不要只是單獨存在資料夾裡，最好另外整理圖說，清楚交代照片中的人物、產品或事件。

若新聞稿提到特定品牌、創辦人或產品，也可以準備一小段品牌簡介（Boilerplate），方便媒體需要補充企業背景時快速引用，不必再自行搜尋。

數據與產品規格不用全部塞進正文

新聞稿如果涉及市場調查、技術規格、研究數據或政策資訊，可另外準備背景資料或原始來源連結。

正文的任務是把新聞故事講清楚，不需要為了「資料完整」而把所有表格與細節全部放進文章。需要查證的延伸資訊整理成附件，反而更方便記者使用。

新聞稿圖片規格怎麼準備？尺寸、解析度、格式與張數一次看

「新聞稿圖片要多大？」是發稿前很常見的問題，但實際上並沒有一套適用所有新聞媒體的固定規格。不同媒體網站、紙本出版品與發稿平台可能有各自要求，因此比較安全的方式是準備品質足夠的原始檔，再依實際刊登需求調整。

若媒體已有指定尺寸或上傳限制，仍應以對方提供的規格為優先。

項目	一般準備建議
圖片數量	約2～5張，依新聞內容調整
數位圖片尺寸	建議提供高解析原圖，長邊可朝2,000～3,000 px準備
印刷使用	可另外準備300dpi版本
常見格式	照片可使用JPG，圖像或透明背景素材可使用PNG
圖片方向	優先提供橫式，並視需要補充直式
傳送方式	少量附件可直接寄送，大型檔案可使用雲端連結

新聞稿要附幾張照片？2～5張較有選擇空間

一般新聞稿可以準備約2～5張具有不同用途的圖片，例如：

• 一張主要新聞照片
• 一張人物或活動照片
• 一張產品或服務情境照片
• 一至兩張不同角度或構圖照片

不必為了顯得資料豐富一次塞入十幾張相似照片。提供少量、品質好、用途明確的照片，通常更容易選擇。

新聞稿圖片一定要300dpi嗎？

300dpi比較常與印刷用途連結，不代表所有網路新聞圖片都必須使用300dpi。

PR Newswire的多媒體內容指南建議，若為印刷使用，圖片可朝至少300dpi準備；數位用途則應重視實際像素尺寸，例如長邊約2,000～3,000像素的高解析圖片。³

因此，與其規定「新聞稿圖片一定要300dpi或1MB以上」，更實用的原則是保留高解析原始檔，讓媒體依刊登版位自行裁切或壓縮。

JPG還是PNG？依圖片用途選擇

一般人物照、活動照或產品攝影，以JPG最常見；Logo、資訊圖表或需要透明背景的圖像，則可使用PNG。

政府網站營運規範在網頁圖片使用上也建議採用JPEG或PNG，並提醒單一圖片不宜容量過大，以兼顧顯示品質與下載效率。⁴

因此，檔案並不是越大越好。重點是原始畫質足夠，同時不要使用已經被社群平台多次壓縮、截圖或從Word另存出來的低畫質圖片。

橫式照片最好優先準備

許多新聞網站的列表縮圖、首頁版位與文章主視覺較容易使用橫式照片，因此素材包可以優先準備一張構圖完整的橫式主圖。

如果是人物專訪、產品介紹或活動紀錄，也可以同步提供直式版本，增加不同版面使用的彈性。

新聞稿圖說怎麼寫？人物、事件與圖片來源都要交代清楚

照片本身只是新聞素材的一半，另一半是「記者知不知道這張照片在拍什麼」。尤其涉及多人合照、企業高層、合作單位或活動場合時，完整圖說可以大幅降低後續確認時間。

好的新聞稿圖說不需要寫得像另一篇新聞稿，而是讓照片離開正文後，仍然可以獨立辨認內容。

新聞圖片圖說至少交代哪些資訊？

可以使用以下公式：

人物／主體＋正在發生的事情＋事件或場景＋必要的圖片來源

例如：

圖說：○○品牌董事長王○○（右）與○○協會理事長陳○○（左）於新品發表會宣布合作計畫。（圖片提供／○○品牌）

比起只寫「新品發表會照片」，記者可以立即知道照片中的人物身分與新聞事件。

多人合照怎麼標名字？

多人照片建議統一使用「左起」方式標示，例如：

圖說：左起為○○公司行銷長林○○、董事長王○○、○○協會理事長陳○○。

如果人數很多，至少應標出新聞稿中涉及的重要人物，並再次確認姓名、職稱與左右位置，避免新聞刊登後才發現人物標示錯誤。

圖片來源與授權也要先確認

品牌自行拍攝的照片、攝影師提供的照片、合作單位照片與圖庫圖片，使用條件可能不同。

經濟部智慧財產局指出，具有原創性與創作性的照片可能受到著作權保護；若利用他人享有著作權的照片，原則上仍應確認授權範圍。⁵

因此，提供給媒體之前，最好先確認圖片是否具有新聞刊登、網路公開傳輸及必要編輯使用的權限，而不是等媒體詢問後才開始確認。

新聞稿附件用Word還是PDF？給記者的文字檔這樣整理

Word和PDF並不是二選一，而是用途不同。新聞稿正文重視方便編輯，正式報告、白皮書或完整研究資料則可能更適合使用PDF保存原本版面。

最需要避免的情況，是只提供一份無法方便複製整理的PDF，讓記者必須自行轉檔或重新整理內容。

Word適合新聞稿正文，PDF適合補充資料

可以採用以下方式：

1. Email正文放新聞重點與簡短說明
2. 附上DOC或DOCX新聞稿
3. PDF作為研究報告、白皮書或正式文件附件
4. 圖片另外提供原始檔
5. 大型影音或照片使用雲端連結

如此一來，記者需要文字時可以直接編輯，需要確認完整資料時也有原始文件可以查閱。

品牌簡介Boilerplate也可以另外準備

品牌簡介通常放在新聞稿末段，簡單說明公司成立背景、主要服務、品牌定位或重要里程碑。

若品牌資訊較多，也可以另外準備一份簡短企業介紹。重點不是寫成完整公司簡介，而是讓第一次接觸品牌的媒體能快速理解「這家公司是誰、主要做什麼」。

新聞聯絡人至少留下姓名、電話與Email

新聞聯絡資訊的目的，是讓媒體需要查證、補資料或安排採訪時，能立刻找到負責窗口。

臺北市政府教育局新聞稿格式中，即要求列出業務聯絡、新聞聯絡人的單位、姓名、職稱與電話等資訊。²

企業發稿時可以至少準備：

• 聯絡人姓名
• 公司或部門
• 聯絡電話
• Email

如果新聞涉及專業技術、研究或重大議題，也可以區分「公關聯絡人」與「專業受訪窗口」。

給記者的資料怎麼整理？檔名、雲端資料夾與寄信防呆

素材都準備完成後，最後一個常被忽略的問題就是「整理方式」。如果記者打開附件後仍要花時間猜測哪一份是最新版、哪張照片對應哪個人物，再完整的資料也會降低使用效率。

因此，發稿前可以把新聞稿附件視為一份簡單的媒體資料包，統一檔名、分類與版本。

圖片與附件怎麼命名比較清楚？

不建議使用：

IMG_8392.jpg
DSC09382.jpg
新聞稿最新版2_final_final.docx

可以改成：

品牌名稱_新品發表會_品牌代表致詞.jpg
品牌名稱_產品名稱_使用情境.jpg
品牌名稱_新品發表新聞稿_20260824.docx

只看檔名就知道內容，後續找圖與歸檔也比較容易。

檔案很多時，可改用雲端資料夾

如果只有一份Word與兩三張照片，可以直接使用Email附件；若包含大量高解析圖片、影片或其他大型素材，則可整理到Google Drive、Dropbox等雲端空間，再於信件中附上下載連結。

資料夾可以依照用途分成：

01_新聞稿正文
02_新聞圖片原檔
03_圖片圖說
04_品牌與產品資料
05_數據與參考資料
06_影音素材

寄出之前還要實際用非登入狀態測試一次雲端權限，避免出現「有連結但記者打不開」的情況。

新聞稿寄出前最後檢查這8件事

發稿前可以用以下清單快速檢查：

• 新聞稿是否提供可編輯版本
• 新聞標題、日期與品牌名稱是否正確
• 是否提供高解析原始圖片
• 是否有不同構圖或用途的照片可選
• 每張重要照片是否附上圖說
• 人物姓名與職稱是否再次確認
• 圖片來源與使用授權是否確認
• 新聞聯絡人與雲端下載權限是否正常

比起一次寄出大量資料，完整、好找、可編輯，通常才是新聞稿附件真正重要的整理原則。

素材準備完整只是第一步，媒體選擇與發稿方式也會影響曝光

新聞稿文字、圖片與附件準備完整，可以降低媒體理解與整理資訊的成本，但這並不代表寄出的資料越多，新聞就一定會被刊登。

媒體仍會考量新聞價值、議題時效性、受眾關聯、品牌知名度與版面需求。不同產業適合接觸的媒體也不完全相同，例如科技新品、醫療健康、房地產、消費生活或新創議題，各自都有不同的媒體屬性與新聞切角。

因此，完整素材應該與新聞角度、媒體名單及發布策略一起規劃。

如果新聞稿已經完成，卻不確定圖片與附件是否符合媒體使用需求，或正在思考新聞題材適合投遞哪些媒體，可進一步諮詢希提媒體了解新聞稿撰寫與發稿服務。由專業團隊協助整理新聞素材、評估議題角度與規劃媒體曝光方式，讓準備好的新聞內容更有效率地送到合適的媒體與讀者面前。

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新聞稿素材相關常見問題FAQ

Q1：新聞稿圖片要準備幾張比較適合？

一般建議準備約 2～5 張圖片，包含主視覺、人物照、產品照或活動情境照，讓媒體有不同構圖可以選擇。重點不在數量越多越好，而是照片清楚、具有新聞關聯性，並且每張圖片都附上正確圖說。

Q2：新聞稿圖片一定要 300dpi 嗎？

不一定。300dpi較常用於印刷需求，網路新聞通常更重視實際像素尺寸與畫質。若沒有媒體指定規格，建議保留高解析原始圖片；若可能涉及紙本刊登，再另外準備300dpi版本即可。

Q3：新聞稿附件應該用 Word 還是 PDF？

新聞稿正文建議優先提供可編輯的 Word 或 DOCX 檔，方便記者複製、修改與節錄。PDF較適合作為研究報告、白皮書或正式文件等補充資料，不建議只提供PDF而沒有可編輯的新聞稿版本。

Q4：新聞稿圖說應該包含哪些資訊？

新聞稿圖說至少應說明照片中的人物或主體、正在發生的事情、活動或拍攝場景，以及必要的圖片來源。多人合照可用「左起」依序標示姓名與職稱，避免記者需要另外詢問人物身分。

參考來源：

1. ^{楊顯章. 製作新聞—撰寫新聞稿篇. 台中區農業改良場九十年度試驗研究暨推廣學術研討會報告摘要 [Internet]. 行政院農業委員會臺中區農業改良場; 2001 [cited 2026 Aug 24].}
2. ^{臺北市政府教育局. 臺北市政府教育局及所屬機關學校新聞處理注意事項 [Internet]. 臺北市法規查詢系統; [cited 2026 Aug 24].}
3. ^{PR Newswire. A Multimedia Content Guide for PR Success [Internet]. Chicago: Cision US Inc.; 2025 [cited 2026 Aug 24].}
4. ^{數位發展部. 政府網站營運交流平台：規範指引—圖片、多媒體設計 [Internet]. [cited 2026 Aug 24].}
5. ^{經濟部智慧財產局. 網友常見著作權Q&A：網路圖庫授權 [Internet]. Taipei: Intellectual Property Office, Ministry of Economic Affairs; 2022 [updated 2025 Oct 3; cited 2026 Aug 24].}